Guide du Programme d’aide financière aux participants

Dernièrre mise à jour  23 décembre 2016

  1. En quoi consiste le Programme d’aide financière aux participants?
  2. Suis-je admissible?
  3. Comment faire une demande?
  4. Quels sont les frais admissibles?
  5. Quel montant pouvons-nous nous attendre à recevoir?
  6. Comment savoir qu’un montant nous a été attribué?
  7. Comment avoir accès à l’aide financière accordée?
  8. Que se passe-t-il en cas de non-respect de l’entente de contribution?
  9. Avec qui dois-je communiquer pour obtenir de l'aide?

1. En quoi consiste le Programme d’aide financière aux participants?

Le Programme d'aide financière aux participants (PAFP) de l’Office prévoit une aide financière pour faciliter la participation du public dans certaines audiences en ce qui concerne les nouveaux projets ou la cessation d’exploitation de pipelines et de lignes de transport d’électricité. Le Programme ne vise pas à couvrir entièrement les dépenses engagées.

Possibilités d’aide financière éligibles
Possibilités d’aide financière éligibles

Audiences publiques tenues au titre de la Loi sur l'Office national de l'énergie :

  • certificat d’utilité publique et nécessité d’un pipeline (article 52)
  • ordonnances d’exemption concernant les pipelines (article 58)
  • certificat d’utilité publique autorisant une ligne internationale de transport d’électricité ou une ligne interprovinciale désignée (article 58.16)
  • cessation d’exploitation d’une ligne internationale de transport d’électricité ou d’une ligne interprovinciale désignée (article 58.34)
  • cessation d’exploitation d’un pipeline (article s74.1d)

Audiences et évaluation environnementale d'un projet désigné tenues au titre de la Loi sur les opérations pétrolières au Canada et la Loi canadienne sur l’évaluation environnementale (2012) tels que

  • pipeline d’une longueur de 40 km ou plus
  • ligne de transport d’électricité d’une tension de 345 kV ou plus qui nécessite un total de 75 km ou plus de nouvelle emprise
  • plate-forme, pipeline, ou  puits d’exploration au large des côtes
  • installation de traitement de gaz sulfureux d’une capacité d’admission de soufre de 2 000 t/jour ou plus
  • installation de stockage de pétrole d’une capacité de stockage de 500 000 m³ ou plus
  • installation dans une réserve d’espèces sauvages ou un refuge d’oiseaux

Si un projet est admissible à l’aide financière aux participants, l’Office détermine le montant de l’aide financière (appelé parfois l’enveloppe) en fonction de ce qui suit :

  • l’envergure, l’emplacement et les répercussions possibles du projet
  • la problématique associée au projet
  • le nombre de groupes autochtones dans la zone visée par le projet
  • le niveau d’intérêt public
  • les montants maximaux à allouer par bénéficiaire en vigueur
  • les ressources disponibles, selon le budget annuel

Pour la liste des possibilités actuelles d’aide financière et les échéances en vigueur, consultez la page Web www.neb-one.gc.ca/pafp .

2. Suis-je admissible?

Les particuliers ou groupes suivants peuvent présenter une demande d’aide financière aux participants :

  • groupes autochtones (p. ex., Premières Nations, Métis ou Inuits);
  • propriétaires fonciers ou personnes vivant à proximité du projet;
  • groupes ou associations sans but lucratif non constitués en société et non reliés à l’industrie;
  • organismes constitués en société sans but lucratif et non reliés à l’industrie;
  • autres particuliers ou groupes touchés (p. ex., organismes communautaires).

Pour le processus d’audience,  l’aide financière n’est accordée qu’à ceux qui ont été accordé le statut d’intervenant par l’audience. L’obtention du statut d’intervenant s’inscrit dans un processus distinct ayant son propre ensemble d’échéances. Vous devez donc présenter une demande de participation et soumettre une demande d’aide financière séparément. L’information au sujet du processus de demande de participation est affichée sur la page de chaque projet dans le site de l’Office, y compris la date à laquelle ce dernier commencera à accepter les demandes de participation et l’échéance fixée. Vous pouvez également communiquer avec le conseiller en processus d’audience en composant le numéro sans frais 1-800-899-1265.

Les groupes suivants ne peuvent pas présenter une demande d’aide financière aux participants :

  • organisations à but lucratif;
  • organisations de l’industrie;
  • groupes de personnes ayant un intérêt commercial direct dans le projet;
  • groupes gouvernementaux (sauf les groupes autochtones).

Même si ces groupes ne sont pas admissibles au présent programme, ils peuvent prendre part à une audience.

3. Comment faire une demande?

Pour faire une demande d’aide financière aux participants, il faut remplir le formulaire de demande pour la possibilité d’aide financière qui vous intéresse avant la date limite.  Pour la marche à suivre étape par étape, sélectionnez une section du formulaire ici-bas.

Veuillez renvoyer votre demande complétée :

  • Par courriel : pfp.pafp@neb-one.gc.ca
  • Par la poste ou par messager :
    • Office national de l’énergie
      À l’attention du gestionnaire, Programme d’aide financière aux participants
      517, Dixième Avenue S.-O., bureau 210
      Calgary (Alberta)  T2R 0A8
  • Par télécopieur : 1-877-288-8803

4. Quels sont les frais admissibles?

Les coûts suivants sont admissibles à une aide financière pourvu qu’ils se rapportent à des activités admissibles et qu’une justification suffisante soit fournie avec le formulaire de demande PAFP :

  • frais juridiques,
  • frais d’expertise,
  • frais de déplacement,
  • rétribution pour assister à des réunions et offrandes cérémonielles,
  • autres coûts nécessaires pour mener à bien l'activité proposée, comme la location de salles de réunion et la collecte, la distribution, la traduction ou l'achat de documents d'information.

Voir la section 5 - Frais admissibles pour en savoir plus à ce sujet. » with link to section 5 in steps

En général, l’accord de contribution permet le remboursement des frais admissibles engagés entre la date à laquelle le promoteur du projet a déposé sa demande et celle de la clôture du dossier de l’audience. Les bénéficiaires doivent aussi comprendre qu’au moment où ils font la demande d’aide financière, il y a encore beaucoup d’aspects incertains, dont les dates fixées pour les étapes du processus et les localités choisies pour le volet oral. Les retards par rapport au calendrier d’audience original sont assez fréquents, et cela devrait être prévu dans les dépenses des bénéficiaires.

Toutefois, l’aide financière ne peut servir à couvrir:

  • des frais qui auraient quand même été engagés si l’activité n’avait pas eu lieu (p. ex., frais généraux de fonctionnement, les salaires et frais administratifs généraux) ;
  • les frais qui n’ont pas été directement payés par le bénéficiaire (p. ex., des revenus perdus);
  • les dépenses en capital, frais de construction, frais de rénovation d’immeuble et les frais d’entretien;
  • les activités qui font double emploi avec l'information à la disposition du public ou du demandeur. Cela inclut l’information préparée par l’Office ou le promoteur du projet ;
  • les frais qui ne sont pas liés à la participation à l’audience de l’Office (p. ex., les frais liés à la négociation avec le promoteur ou à la résolution de questions qui ne relèvent pas de l’Office).

5. Quel montant pouvons-nous nous attendre à recevoir?

Le montant qu’un demandeur peut s’attendre à recevoir dépend de ce qui suit :

  • l’admissibilité et le caractère raisonnable de l’aide financière demandée
  • l’existence d’une aide financière provenant d’autres sources gouvernementales
  • l’enveloppe budgétaire annoncée pour le projet divisée par le nombre de demandeurs admissibles
  • l’aide financière maximum applicable (groupe ou particulier)
  • le budget annuel du PAFP (approuvé par le Parlement)

L’aide financière est limitée. Elle n’est pas destinée à payer tous les frais liés à la participation. L’Office invite les bénéficiaires admissibles à collaborer entre eux et à chercher d’autres sources de financement. Vous pouvez prendre contact avec d’autres intervenants pour essayer de partager les dépenses.

L’Office a des plafonds d’aide financière pour ce qui est du montant total à attribuer à chaque bénéficiaire. Un particulier agissant comme intervenant peut recevoir jusqu’à 12 000 $ d’aide financière. Le montant maximum pour un groupe admis comme intervenant est de 80 000 $. Ces plafonds d’aide financière sont déterminés annuellement en fonction du budget annuel du PAFP et du niveau d’intérêt anticipé.

L’Office forme un comité indépendant d’examen pour chaque possibilité d’aide financière. Ce comité est généralement composé de trois personnes, dont une qui travaille à l’Office et au moins un membre qui n’a pas de lien avec le gouvernement. Les membres de ce comité doivent être indépendants, c’est-à-dire n’avoir aucun intérêt financier ou autre à l’égard du projet. Le comité prépare un rapport comprenant une recommandation quant à la manière de distribuer les fonds. Le premier vice-président à la réglementation de l’Office examine le rapport et prend une décision quant à l’attribution de toute aide financière.

6. Comment savoir qu’un montant nous a été attribué?

Si une aide financière vous est accordée, le PAFP vous enverra un accord de contribution. Si vous le signez au nom d’un groupe, le PAFP peut vous demander de démontrer que vous êtes autorisé à représenter ce groupe.

Vous devrez signer l’accord de contribution avant d’accéder à l’aide financière accordée. Les frais admissibles seront remboursés conformément aux modalités de l’accord de contribution signé.

Les montants alloués figurent dans les rapports sur l’aide financière aux participants et sous Divulgation proactive des octrois.

Les décisions sur les fonds attribués ne seront pas réexaminées sauf si une erreur s’est produite. Si vous soupçonnez une erreur, vous pouvez demander au bureau du PAFP de procéder à un examen avec justification à l’appui. Si une erreur s’est effectivement produite et qu’elle a une incidence importante sur le montant accordé, celui-ci sera redressé en conséquence.

7. Comment avoir accès à l’aide financière accordée?

Veuillez remplir le formulaire de dépôt direct [PDF 272 ko] si vous désirez recevoir les paiements de cette manière. Le dépôt direct est fiable et plus rapide que l’émission et l’envoi de chèques, et permet d’éviter la possibilité de perturbation des services postaux.

Pour le remboursement des frais, vous devez remplir un formulaire de réclamation [PDF 197 ko]. Des pièces justificatives (comme les factures) doivent être fournies pour faire la preuve que les frais admissibles ont bel et bien été engagés entre la date à laquelle le promoteur du projet a déposé sa demande et celle de la clôture du dossier de l’audience.

Paiement final – Le PAFP vous avertira de la date limite pour soumettre votre demande de paiement final, soit habituellement dans les 60 jours de la fin de l’audience. Vous n’avez pas besoin d’attendre la fin de l’audience pour soumettre votre demande de paiement final.

Paiements provisoires – Un paiement provisoire peut être fait après que le bénéficiaire a engagé des frais admissibles, mais avant que toutes les activités admissibles ne soient terminées. Jusqu’à 75 % de l’aide financière totale allouée peut être payée; la somme restante de 25 % est versée sous forme de paiement final.

Avances – Une avance peuvent être accordée dans des circonstances exceptionnelles, à la discrétion de l’Office. Les avances de fonds ne peuvent dépasser les dépenses estimés pur l’année fiscale en cours ou 75 % du montant total de l’aide financière attribue. Pour solliciter une avance, il faut présenter :

  • une demande écrite précisant la nécessité de l’avance et l’incidence d’un refus sur la participation;
  • un calendrier des dépenses estimés par année fiscale (1er avril au 31 mars).

Il est à noter qu’une avance ne peut être accordée pour couvrir des frais qui ont déjà été engagés.

Le bénéficiaire doit produire un formulaire de réclamation [PDF 197 ko] avant le 31 mars pour veiller à ce que les avances de fonds soient dépensées à des fins autorisées et à ce que les soldes non dépensés dont dispose le bénéficiaire soient raisonnables pour éviter un remboursement. De plus, lorsqu’une première avance a été versée, le bénéficiaire doit présenter des pièces justificatives pour toutes les dépenses effectuées jusqu’à ce moment-là avant de recevoir une autre avance.

8. Que se passe-t-il en cas de non-respect de l’entente de contribution?

Si le statut d’intervenant vous est refusé ou vous ne voulez plus participer au processus d’audience, vous n’êtes plus admissible à l’aide financière et le présent accord prend fin.

Si le bénéficiaire manque aux obligations énoncées dans l’accord sans en aviser le PAFP, les paiements futurs prévus aux termes du présent accord pourront lui être refusés, en tout ou en partie.

S’il appert que l’aide financière accordée est basée sur des renseignements incorrects, le PAFP vous avisera écrit que :

  • vous avez prendre des démarches de rectification; ou
  • tout paiement futur prévu, en tout ou en partie, sera refusé; et/ou
  • le PAFP met fin à l’accord de contribution.

Si des paiements ont déjà été versés avant qu’on se rende compte que l’aide accordée était basée sur des renseignements incorrects, l’Office peut demander au bénéficiaire de rembourser les paiements, en tout ou en partie. Les montants devant être remboursés par le bénéficiaire constituent une créance exigible par Sa Majesté la Reine du chef du Canada; des intérêts sont appliqués sur les remboursements en souffrance conformément au Règlement sur les intérêts et les frais administratifs.

9. Avec qui dois-je communiquer pour obtenir de l'aide?

Si vous avez des questions sur le Programme d’aide financière aux participants, communiquez avec un coordonnateur, par courriel à l’adresse PFP.PAFP@neb-one.gc.ca, ou par téléphone au 1-800-899-1265 (numéro sans frais) ou au 403-299-2790.

Si vous avez des questions au sujet du processus d’audience de l’Office ou si vous avez besoin d’aide pour un volet précis d’une audience, composez le numéro sans frais de l’Office, le 1-800-899-1265, et demandez à parler à l’un des conseillers en processus.

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